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MAIS SEGURANÇA NO DESCARTE – PORQUE OPTAR POR UM SERVIÇO DE DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS

Durante a trajetória de uma empresa, é corriqueiro o acúmulo de papéis e documentos ao longo dos anos. Também é fácil perceber como esse excesso de material ocupa espaço no ambiente físico da empresa, deixando-o até desconfortável para os funcionários.

O problema em um descarte comum de todo esses documentos é o fato de comprometer a confidencialidade e segurança da empresa. Por isso, existe o meio conhecido como destruição segura de documentos, que é realizado de forma confidencial.

Dessa forma, tanto as exigências legais e de mercado, quanto à confidencialidade, das informações dos documentos, são mantidas, além da reputação da empresa.

O primeiro passo para a destruição de documentos é determinar um período de retenção. Será levada em conta, durante certo tempo, a utilidade do que é guardado para a empresa e para requisitos legais. Assim, nenhum tipo de registro desnecessário será conservado fora desse prazo.

Destruição de documentos confidenciais

A destruição de documentos confidenciais apresenta diversas vantagens, e algumas delas são;

  • > Comodidade: os dados e documentos serão coletados dentro da sua empresa. Geralmente é a opção que mais se adequa na rotina das empresas por ter a possibilidade de ser realizada periodicamente, tanto a coleta quanto a destruição;
  • > Impede uso impróprio e fraude de informações, além de garantir integridade da propriedade intelectual da empresa sob os dados e documentos;
  • > Garante a praticidade e maior produtividade, já que com um volume menor de documentos e dados, a procura dos mesmos quando necessário, torna-se mais fácil.

Ao eliminarem o excesso de papéis, as empresas devem escolher especialistas responsáveis para evitar que toda essa documentação seja espalhada de qualquer jeito, e as informações vazem de alguma forma.

Além disso, é necessário fazer uma última verificação meticulosa das documentações que serão descartadas, a fim de evitar erros.

Algumas razões para escolher essa opção para a sua empresa

Além de ganhar um maior espaço físico na empresa, ela auxilia na eliminação da manutenção de certos documentos.

Garantindo que as empresas tenham mais segurança de seus documentos através de algumas etapas: como o recolhimento da documentação realizada por carrocerias fechadas, e a manipulação por pessoas especializadas, para que a destruição seja feita corretamente.

O processo é feito de forma bem simples, com a trituração dos papéis, compactando-os em fardos de papel logo em seguida, para encaminhá-los ao descarte de arquivo morto. Caso sejam destinados à reciclagem, o processo é bem semelhante, só divergindo na última etapa, onde se transforma o papel em um novo.

Em algumas empresas há um volume diário de papel a ser destruído. Por isso, existem máquinas nos escritórios para triturar os papéis, mas não garante a confidencialidade dos mesmos.

Além disso, as empresas podem arquivar seus dados e documentos de uma forma muito mais moderna atualmente. Por meio de sistemas em computadores, é possível garantir o sigilo do material com programas específicos.

A gestão documental é um método criado para gerenciar qualquer excesso de papéis nas empresas, e garantir a segurança das informações da mesma. A destruição dos documentos é um dos recursos indicados para essa função.

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